Ergens halverwege de ochtend. Je hebt net je tweede kop koffie ingeschonken en denkt eindelijk even geconcentreerd te kunnen werken. Ping! — een melding van Teams: “Herinnering: overleg start over 5 minuten.” Je zucht. Het zoveelste overleg deze week. En eerlijk: je hebt geen flauw idee waarom je erbij moet zijn.
Dit scenario is geen uitzondering maar de norm. Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat leidinggevenden tegenwoordig gemiddeld 23 uur per week vergaderen. Dat is meer dan dubbel zoveel als in de jaren zestig. En dat terwijl vrijwel niemand echt overtuigd is dat al die overleggen iets opleveren. Integendeel: ze zuigen energie weg, breken de dag in stukjes en geven mensen vooral een gevoel van schijnproductiviteit.
Vergaderen om te vergaderen
Het vergaderaltaar: een ritueel zonder inhoud
Vergaderen is in veel bedrijven uitgegroeid tot een soort religie. Het hoort erbij, je móét erbij zijn. Een manager van een groot techbedrijf vertelde onlangs dat hij in één week meer dan 62 vergaderingen had bijgewoond. Zestig! Dat zijn dus bijna twee volledige werkweken per maand die verdwijnen in virtuele hokjes. Volgens een analyse bij Atlassian levert dat gemiddeld zo’n 31 uur productiviteitsverlies per medewerker per maand op.
Het idee is dat iedereen “involved” is, maar de praktijk? Vaak praat maar een handjevol mensen, terwijl de rest met een half oor luistert en ondertussen e-mails wegwerkt. Toch blijft iedereen aanschuiven, want niemand wil de indruk wekken onbelangrijk te zijn. Een soort meeting FOMO, noemt Harvard Business School dat: de angst om iets te missen of buiten beeld te raken.
De illusie van productiviteit
Het probleem is dat vergaderingen ontzettend productief voelen. Je zit erbij, je knikt op het juiste moment, je schrijft wat halfslachtige notities op en je dag lijkt gevuld. Maar zodra je de laptop dichtklapt, is het confronterend duidelijk: je hebt eigenlijk niets gedaan.
Een consultant die ik sprak verwoordde het treffend: “Ik werk eigenlijk alleen nog maar ná werktijd. Overdag zit ik in meetings, ’s avonds doe ik mijn werk.”
En hij is niet de enige. Volgens een studie van Microsoft zijn inefficiënte vergaderingen zelfs de grootste productiviteitsdisruptor in moderne bedrijven. Sinds 2020 zijn Teams-calls verdrievoudigd. Het klinkt misschien overdreven, maar het verklaart waarom zoveel werknemers het gevoel hebben dat hun werkdag nooit écht begint.
De prijs die we betalen
De gevolgen zijn niet mals.
- Volgepropte agenda’s: een werkdag die wordt opgeknipt in brokjes van 30 minuten, waardoor diep werk vrijwel onmogelijk wordt.
- Energieverlies: zinloze vergaderingen veroorzaken wat onderzoekers een “meeting hangover” noemen — een soort kater van verminderde focus en motivatie. Volgens een analyse die New York Post aanhaalt, ervaart meer dan 90% van de werknemers dit regelmatig.
- Stress en burn-out: een Brits onderzoek liet zien dat bedrijven die hun vergaderingen met 60% terugbrachten, een 57% daling in stress en een 44% stijging in betrokkenheid zagen.
Ironisch genoeg zijn het vaak dezelfde organisaties die trots roepen dat ze “employee wellbeing” centraal stellen, terwijl ze intussen de agenda’s van hun mensen volproppen tot er nauwelijks ademruimte overblijft.
Waarom doen we dit onszelf aan?
De reden dat we blijven vergaderen is verrassend simpel: het voelt veilig. Als je met tien mensen een beslissing bespreekt, kun je achteraf nooit persoonlijk de schuld krijgen als iets misloopt. Daarnaast speelt onze cultuur een rol. Nederland is een polderland: iedereen moet gehoord worden. Het resultaat is eindeloze calls die vaak eindigen met… het besluit om nóg een vergadering in te plannen.
Zoals Harvard Business Review scherp opmerkte: vergaderingen zijn een soort verzekering geworden tegen verantwoordelijkheid. Handig, maar duur.
De stille revolutie: minder meetings, meer lucht
Ook de trend van de 15-minutenmeeting wint terrein. Kort, concreet, alleen de juiste mensen aanwezig. Volgens Wired bleken zulke ingrepen niet alleen effectiever, maar ook prettiger voor werknemers.
En het mooiste? Er gebeuren geen rampen. Sterker nog: veel organisaties merken dat projecten sneller lopen en medewerkers gemotiveerder zijn als hun agenda niet meer in elkaar zakt onder het gewicht van zinloze calls.
Minder praten, meer doen
Natuurlijk, sommige vergaderingen zijn nuttig en zelfs noodzakelijk. Maar de vraag is: hoeveel van de meetings die jij deze week bijwoonde hadden écht niet vervangen kunnen worden door een korte mail of een Slack-bericht?
De échte beslissingen vallen meestal toch buiten de vergaderkamer. Aan de lunchtafel, in een spontane 1-op-1, of simpelweg doordat iemand eindelijk de knoop doorhakt zonder tien mensen om toestemming te vragen.
Het wordt tijd dat we vergaderen zien voor wat het is: een hulpmiddel, geen doel op zich. Want niemand gaat later terugkijken op zijn carrière en verzuchten: “Had ik maar meer tijd in vergaderingen doorgebracht.”
FAQ over vergadercultuur
1. Waarom vergaderen we zoveel?
Omdat vergaderingen veiligheid bieden: het gevoel dat iedereen gehoord is en niemand achteraf beschuldigd kan worden. Daarnaast speelt onze overlegcultuur in Nederland een rol.
2. Wat kost overmatig vergaderen bedrijven?
Volgens Forbes verliezen werknemers gemiddeld 31 uur productiviteit per maand door inefficiënte vergaderingen. Dat is gigantisch als je het vermenigvuldigt met duizenden medewerkers.
3. Hoe herken je een zinloze meeting?
Geen agenda, te veel deelnemers, of vergaderingen die eindigen zonder concreet besluit. Als een gesprek ook in vijf regels e-mail past, is het waarschijnlijk overbodig.
4. Werkt een vergadervrije dag echt?
Ja. Bedrijven die dit invoerden, rapporteerden minder stress en meer betrokkenheid. Onderzoek wijst zelfs op een 57% daling in stress bij werknemers die structureel minder vergaderen (CareerWorx).
5. Wat levert korter vergaderen op?
Meer focus, snellere besluitvorming, minder stress en simpelweg betere resultaten. Kortere vergaderingen forceren mensen om voorbereid te komen en to the point te zijn.
